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提高财务报账效率的程序方法

更新时间:2018-03-13   点击次数:928
一、关于财务部的报账程序,先说说一般企业常规的做法: 
  1. 报销单据报财务,财务初审,合格后到总经理; 
  2. 总经理签字同意后,到会计,会计做记账凭证; 
  3. 记账凭证(或现付凭证)由会计递交给报销人; 
  4. 报销人拿记账凭证给出纳报销; 
  5. 出纳记日记账; 
  6. 出纳付款; 
  7. 出纳把记账凭证返回给会计,会计登记明细账。 
  这种操作程序,是常规的规范程序,能够达到会计和出纳相互监督的目的,起到控制住资金的作用。但明显的缺点是,工作效率特别低,严重的甚至会影响到业务的开展,导致财务部和业务部产生矛盾。原因有两个方面: 
  1. 会计和出纳两人都必须同时在财务办公室,两人缺少任何一个都无法完成报销或借款。这样对于规模小,只有一个会计一个出纳的企业而言,对业务的影响就非常大了。比如会计开会或报税去了,而业务却临时紧急需要借款或者报销时。 
  2. 在报销的过程当中,会计要做记账凭证,出纳要登账,报销时间就会非常长。如果几个业务人员同时报销,而且每人报销的单据又比较多时,那么等候的时间就更长。而有的业务人员的时间是非常紧迫的,这样就很容易造成业务部门对财务部门的不满。 
  二、对财务规范化的认识: 
  通常我们说财务操作规范不规范,往往都是以教科书上说的方法,或者过去习惯的做法为标准来做判断。而事实上,不论教科书上规定的也好,过去习惯的做法 也好,都是前人根据当时的情况总结归纳后,人为地规定的,目的都是为了达到监督、控制资金的目的,在当时是符合当时的情况的。我认为,只要达到了控制住资 金的目的,保障了资金的安全,那么任何操作方法都可以说是规范的做法。而且随着电脑的使用和财务软件的逐步完善,过去的习惯操作手段,也应该随着新的工具 的使用而不断调整。 
  三、提高财务报账效率的程序和方法: 
  由于上述的操作方法给业务的开展带来了不便,效率相对低下,因此就有必要对程序进行调整,既要达到控制住资金的目的,又要提高工作效率。 
  如下就是我从第一次做财务主管开始,就一直使用的操作程序,也许已经有很多企业也在用这种程序,但我相信,还有很多企业还在用上面说到的程序,所以这里提供出来,给部分有心改变过去做法的人和初涉财务管理的人员提供些参考: 
  1.发票等粘贴《报销审批单》后,先由部门经理或主管签字,再到财务,会计初审,合格后,财务经理复核签字,再到总经理,总经理签字后,直接到出纳,出纳付款。 
  2. 出纳付款后,直接根据《报销审批单》登记日记账(也就是流水账,这个不需要会计科目的)。出纳登账可以在报销完毕时登,也可以在没有其他业务比较空闲时集中登。一般要求每天下班前登记完毕,方便第二天报出资金日报表。 
  3. 出纳一周或半月一次,把单据传递给会计。会计填制记账凭证,进行账务处理。(出纳传递前,在单据右上角自己编一个出纳流水号,方便和会计交接和查找)。 
  4. 月末,会计用现金明细账或和银行明细账的余额与出纳的现金和银行存款日记账的余额进行核对,核对不一致,就对查错在哪一笔。(有时会计错,有时出纳错,不过会计错的时候多)。 
  5. 核对一致后,会计还要负责核对银行对账单的余额,目的是监督出纳。 
  四、新的程序方法的优点: 
  不论是集中报销还是临时报销,都可以及时进行处理,会计也好,财务经理也好,签完字后,都可以随时离开财务部。只要出纳在财务办公室,出纳一个人都可 以随时结账付款。这样由于是先付款后记账,办事效率就比较高,不会影响业务的开展。而同时由于有签字为据,出纳是做不了假的。 
  这里面有一个关键点:《报销审批单》上面的合计数据和大写金额绝对不允许涂改。 
  五、会计进行账务处理的方法: 
  会计做账时,一般是按照出纳的流水号顺序做账,方便对账。不过实际操作当中,记账凭证号并不一定是出纳的流水号。所以经常是出纳和会计是两个号,由于 单据上有流水号记录,今后还是容易查账的。而最后,还是要求出纳再把会计的凭证号补登到日记账上去,而出纳的流水号,一般是在日记账的摘要当中注明。当然 具体的操作当中,各自完全可以根据自己的实际情况去做,以方便对账,提高效率为主。 
  这样的程序,是没有任何漏洞的。而且一旦有一方错误,就容易找出来。因为出纳按照原始的《报销审批单》数据记账,而会计是按照记账凭证数据记账,只要 有一方错误,月末对账就会有差额。而按过去的做法,如果记账凭证做错了数据,会计和出纳就会同时出同样的错误,就很难找出来了。(如果出纳和会计同时都用 财务软件操作,会计在进行账务处理时,还需要增加一个复核单据的程序) 
  六、需要注意的问题: 
  这里面还有一种可能的情况出现:出纳为了省事,把相同费用的单据合并,一周只做一笔。甚至有的会计会把借款单和报销单混合加在一起,抵消后做账。这就 必须严格要求会计和出纳禁止这种做法。因为按照会计规范来说,每笔经济业务都要做一笔分录,每笔分录,都要准确反应一笔经济业务,这样财务才能透过账务监 督业务,才能起到管理作用。而且详细地记录每笔经济业务数据,是今后进行财务分析和预算工作的基础。同时,那种做法很容易出错,出错也很难查出来.
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